Tein koulussa tällaisen esitelmän tilaustarjoilusta.
Tilaustarjoilu tarkoittaa ennakkoon
sovitun tarjoilun hoitoa.
-Käytetään
myös usein nimitystä bankettitarjoilu eli
banquet
(tarkoittaa
pöytiin tarjoiltua juhlaillallista)
Asiakas sopii kaiken tai osan
tarjoilusta ja määristä etukäteen.
-Tilaisuuden
-Tarkoitus
-Menu
-Vieraiden
lukumäärä
-Tilaisuuden
kesto
-Hinta
-Koristelut
-Ohjelmat
Ovat tyypillisiä asioita, jotka
selvitetään asiakkaan kanssa ennen tapahtuman alkua.
Tilaustarjoilu poikkeaa tavallisesta
ravintolatarjoilusta ja vaatii siksi paljon ennakkovalmisteluja. Usein
neuvottelut asiakkaan kanssa ja suunnittelutyö sekä esivalmistelut vievät
huomattavasti pidemmän ajan kuin itse varsinaisen tilaisuuden toteuttaminen.
Catering-sana
tarkoittaa ruokailun järjestämistä. Liitetään myös suomessa henkilöstöravintola
palveluun.
juhlapalvelu
On
selvästi normaalin ravintolatoiminnon ulkopuolella järjestettävää tilaustarjoilua, joka sisältää:
-Ruokien ja juomien valmistuksen
-Kuljetuksen
-Juhlatilojen kuntoon laittamisen
-Tarjoilun
-Loppusiivouksen
Juhlapalvelulla
ei välttämättä ole omia asiakas tiloja
pitopalvelu
Käsite liittyy kotona tai
erillisessä juhlatilassa järjestettäviin
juhliin. Pitopalvelu yrityksestä voi tilata sekä ruokaa, juomaa ja tarjoilua esimerkiksi
syntymäpäiville ja ristiäisiin.
Tilaustarjoilua tarvitsevat asiakkaat ryhhmitellään:
- Yritysasiakkaisiin
- Yksityisasiakkaisiin
Tilaisuudet ryhmitellään niiden
luonteen mukaan. Yritykset ja yhteisöt
järjestävät hotelleissa ja ravintoloissa kokouksia, sekä koulutus- ja
asiakastilaisuuksia. Tilaisuuksien kesto voi vaihdella yhdestä tunnista useaan
viikkoon. Tyypillisiä yhden päivän tai illan kestäviä perhejuhlia ovat:
-häät
-Muistotilaisuudet
-Syntymäpäivät
-Ristiäiset
-Rippijuhlat
-Sukukokoukset
Tilaisuuksia
ryhmitellään myös tarjoiltavien ruokien ja juomien mukaan, jolloin puhutaan
lounas - , kahvi-, coctail-
tai illallistilaisuuksista. Vuodenaikaan tai tiettyyn teemaan liittyistä
tilaisuuksista käytetään esimerkiksi nimitystä pikkujoulu, saunailta,
vappuilta, vanhojen päivät ja rapujuhla.
Isoilla hotelli- ja
ravintolaketjuilla on erillinen myyntipalvelu, jossa työskentelee useita
henkilöitä, jotka myyvät tilauksia useisiin eri hotelleihin ja ravintoloihin.
Pienemmissä yrityksissä myyntipalvelua hoitaa myyntisihteeri ja hovimestari.
Puhelimella ja sähköpostilla hoidetaan paljon varauksia, mutta usein asiakkaat
saapuvat myös paikanpäälle neuvottelemaan tilaisuudestaan.
-Tilaustarjoilua tarjoavilla yrityksillä on oltava toimivat
myyntikanavat, jotta asiakkaan on helppo saada yhteys yritykseen.
-Myyntityön tulee aina olla
suunnitelmallista ja tavoitteellista.
-Hyvä palvelu erottuu, jää asiakkaan mieleen ja luo hyvää yrityskuvaa.
-Hyvä
myyjä seuraa alan kehitystä ja trendejä.
Myyntityössä
tarvitaan asiantuntemusta. Sitä tekevien henkilöiden on tunnettava kaikki
yrityksen tuotteen, palvelut ja niiden hinnat. Alan kokonaistuntemuksen tulee
olla hyvä. Tämä tarkoittaa, että täytyy tuntea myös kilpailevien yritysten
tarjontaa ja hintoja.
Asiakaspalvelutilanteeseen pitää
luoda myönteinen luottamusta herättävä ilmapiiri, ja jokaisen kontaktin pitää
tuottaa tuloksia. Myyntihenkilöllä pitää olla ihmissuhdetaitoja ja
kärsivällisyyttä. Hänen on tultava myös hyvin toimeen muun yrityksen henkilökunnan
kanssa.
Myyntineuvottelijan muistilista:
-Ovatko kaikki asiakkaan tarpeet ja
toiveet selvillä?
-Kuinka paljon asiakas on valmis
käyttämään rahaa tilaisuuteen?
-Pystytäänkö näiden tietojen
pohjalta tarjoamaan asiakkaalle sellaisia tuotteita ja palveluita, joihin hän
on tyytyväinen.
-Onko asiakkaalle perusteltu,
millaisia etuja hänelle tarjotaan?
-Miten kaikkiin asiakkaan
kysymyksiin ja vastaväitteisiin voidaan vastata?
-Miten asiakkaalle perustellaan
esimerkiksi hintoja ja tehdään ymmärrettäväksi kokonaisuus.?
-Miten asiakkaalle voidaan
perustella, miksi kyseinen palvelu kannattaa hankkia juuri meidän
yrityksestämme?
Varausjärjestelmä
Jokaisessa
alan yrityksessä on käytössä varausjärjestelmä. Pienessä ravintolassa varaukset
ja ennakkotilaukset saatetaan kirjata varauskirjaan, kun taas suurilla
hotelleilla on käytössään oma myyntipalvelu, jossa on laaja ATK-pohjainen
varausjärjestelmä. Järjestelmän tulee olla luotettava ja sen pitää palvella
yrityksen tarpeita juostavasti.
Istumajärjestys
Asiakkaan tehtävänä on suunnitella
vieraiden istumajärjestys eli plaseeraus.
Asiakas
voi tarvita ammattilaisen apua. On myös
hyvä olla paikka kortit tai pöytäkartat varsinkin isommissa
tapahtumissa, kuten häissä.
Koristelu ja tunnelma
Koristelu ja tunnelma on tärkeä osa
juhlatilaisuuksissa. Tärkeitä asioita on:
-Kukat
-Erilaiset koristeet
-Pöytä ja lautasliinat
-Valaistus ja musiikki
-Pienoisliput
-Lippukartta
-menukortit
